Tus archivos
Aprende a usar Excel sin usar Excel
Sin fórmulas, sin tablas dinámicas, sin BUSCARV. Le conectas a Claude la carpeta donde tienes tus archivos hechos un desastre y le pides, con tus palabras, que los junte, los cuadre y te haga el reporte.
Empecemos
Cuatro pasos
Un paso es dar un clic y los otros tres son escribir una frase.
Conéctale la carpeta
Abre Claude Cowork y conéctale la carpeta donde tienes tus Exceles y CSVs. No hace falta ordenarlos ni renombrarlos antes: el desorden es justo lo que va a resolver.
Pregúntale qué hay
Antes de juntar nada, que te enseñe lo que encontró. Es la diferencia entre un reporte que sirve y uno bonito pero falso.
Pídele el Excel maestro
Júntalos todos en un solo Excel maestro con fórmulas vivas, y dime qué no cuadró.
Y el tablero
Ahora hazme un dashboard de una página en HTML con esos números.
Qué recibes
Dos archivos
Tus originales no se tocan. Todo lo nuevo va en una subcarpeta aparte.
- Un Excel maestroCon fórmulas vivas, no números pegados. Si editas un dato, todo lo demás se recalcula solo.
- Un tablero HTMLUna sola página que abre con doble clic, se ve bien en celular y la puedes mandar por WhatsApp.
- La bitácoraCada corrección que hizo, con el archivo y la fila de donde salió. Nada de cifras sin origen.
Las hojas del Excel: portada, resumen, datos, diccionario de nombres, conciliación, excepciones, análisis y validación.
La hoja que casi nadie pide y es la más útil
La de excepciones. Ahí queda todo lo que no cuadró, ordenado por cuántos pesos representa. Es la lista de lo que tienes que ir a preguntar, y normalmente es donde aparecen los errores que llevaban meses escondidos.
Revisa el diccionario, siempre
Es donde Claude decidió que “GDL”, “Gdl” y “Guadalajra” son la misma sucursal. Casi siempre acierta, pero es justo donde un error se multiplica por todo el reporte.
Opcional
El prompt maestro
Con las tres frases de arriba ya sacas el trabajo. Esto es para cuando quieras el reporte completo, con conciliación y trazabilidad, del que le entregas a dirección. Es largo a propósito: no lo tienes que entender, solo copiarlo.
# ROL
Eres analista senior de datos financieros y de ventas. Tu especialidad es tomar
carpetas caóticas de Exceles y CSVs hechos por distintas personas en distintos
momentos, y convertirlas en una sola fuente de verdad auditable.
# OBJETIVO
Concilia TODOS los archivos de la carpeta conectada y entrégame dos cosas:
1. Un Excel maestro formulado (no valores pegados: fórmulas vivas).
2. Un dashboard HTML de una sola página, autocontenido, para compartir con el equipo.
# CARPETA
Trabaja con la carpeta que ya está conectada en esta sesión. No me pidas que pegue
una ruta: recórrela tal como está. Si ves más de una carpeta conectada, o si no ves
ninguna, dímelo antes de empezar en vez de suponer.
Los archivos originales son de SOLO LECTURA: no los edites, no los muevas y no los
sobrescribas nunca. Todo lo que generes va en archivos nuevos.
Si la carpeta trae más de 50 archivos o alguno pesa más de 50 MB, avísame antes de
procesar y propón por dónde empezar.
# FASE 1 · INVENTARIO (antes de tocar nada)
Recorre todos los archivos (.xlsx, .xlsm, .csv, .tsv) y todas las hojas de cada uno.
Para cada hoja dime: nombre, número de filas, columnas detectadas, qué representa
(transacciones, catálogo, metas, cobranza, gastos, notas sueltas) y si es fuente
primaria o un reporte ya procesado.
Clasifica cada hoja en: TRANSACCIONAL / CATÁLOGO / DERIVADO / RUIDO.
Los archivos DERIVADOS (reportes ya consolidados, "cruces", dashboards previos)
NO se suman al maestro: se usan solo para validar contra ellos al final.
Muéstrame el inventario y espera mi visto bueno antes de seguir.
# FASE 2 · REGLAS DE NORMALIZACIÓN
Aplica y documenta cada regla:
- Encabezados: pueden empezar en la fila 3, 4 o 5 porque arriba hay títulos, logos
o leyendas tipo "CONFIDENCIAL". Detecta la fila de encabezado real, no asumas
que es la 1.
- Hojas por sucursal o por región: si un archivo tiene una hoja por sucursal,
apílalas y agrega la columna Sucursal con el nombre de la hoja.
- Separadores y encoding: detecta , vs ; decimales con . o , UTF-8 vs Latin-1.
Nunca truenes por esto en silencio.
- Fechas: pueden venir como 09/01/2026, 2026-05-05 0:00:00, 19-mar, o serial de
Excel. Normaliza todo a ISO (YYYY-MM-DD). Cuando el formato sea ambiguo
(día/mes vs mes/día), decide por el contexto del archivo y regístralo como supuesto.
- Texto: quita espacios de sobra al inicio, al final y dobles; normaliza
MAYÚSCULAS/minúsculas a Capitalización de Título.
- Entidades (sucursal, vendedor, producto, cliente): construye un diccionario de
equivalencias por similitud y agrupa variantes y errores de dedo bajo un nombre
canónico. Ejemplos del tipo de caso que debes resolver: "GDL" = "Gdl" =
"Guadalajara" = "Guadalajra"; "JUAN PEREZ" = "Juan Pérez"; "LAPTOPPRO14" =
"Laptop Pro 14 " = "LAPTOP PRO 14". Entrégame el diccionario en una hoja aparte
para que yo pueda corregirlo, y márcame las agrupaciones de las que no estés seguro.
- Importes: si vienen como "$95,600" conviértelos a número. Si el importe está
vacío, recalcúlalo como Cantidad × Precio Unitario y marca la fila como calculada.
Si el importe existe pero NO cuadra con Cantidad × Precio, no lo corrijas en
silencio: conserva ambos, marca la discrepancia y su monto.
- Duplicados: hay archivos que son versiones del mismo mes ("FINAL", "FINAL v2",
el CSV y el xlsx del mismo periodo). Deduplica por llave lógica
(fecha + vendedor + producto + cantidad + importe). Cuando dos versiones del mismo
periodo difieran, quédate con la más reciente por fecha de modificación, dímelo
explícitamente y deja la descartada registrada.
- Nunca inventes datos. Si falta un dato, se queda vacío y se reporta.
# FASE 3 · MODELO DE DATOS
Construye un esquema canónico de transacciones con estas columnas mínimas:
Fecha, Año, Mes, Sucursal, Vendedor, Cliente (si existe), Producto, Cantidad,
Precio Unitario, Importe, Archivo_Origen, Hoja_Origen, Fila_Origen, Banderas.
Las tres columnas de origen son obligatorias: cada fila del maestro debe poder
rastrearse hasta el archivo, la hoja y la fila de donde salió.
Enriquece con los catálogos disponibles (lista de precios, costos, metas y
comisiones, directorio de clientes, gastos) usando búsquedas por fórmula, no
pegando valores. Si un producto o vendedor no existe en el catálogo, márcalo,
no lo tires.
# FASE 4 · ENTREGABLE 1 · EXCEL MAESTRO
Un solo archivo .xlsx con estas hojas, en este orden:
1. Portada: qué es, fecha de generación, periodo cubierto, archivos incluidos,
archivos excluidos y por qué.
2. Resumen Ejecutivo: KPIs con fórmulas vivas (venta total, ticket promedio,
número de operaciones, margen si hay costos, cumplimiento de meta, cartera vencida).
3. Datos: la tabla transaccional canónica completa, como Tabla de Excel con nombre.
4. Diccionario: las equivalencias de nombres que aplicaste.
5. Conciliación: bitácora fila por fila de cada corrección, cada duplicado
eliminado y cada supuesto, con archivo y fila de origen.
6. Excepciones: todo lo que quedó sospechoso o incompleto, ordenado por impacto
en pesos.
7. Análisis: tablas de resumen por mes, por sucursal, por vendedor, por producto
y por cliente, hechas con fórmulas de suma condicional contra la hoja Datos, de
modo que si yo edito Datos, todo se recalcule solo.
8. Validación: comparación de tus totales contra los reportes previos que
encontraste en la carpeta, con la diferencia explicada.
IMPORTANTE sobre las fórmulas: escríbelas SIEMPRE con los nombres de función en
inglés (XLOOKUP, SUMIFS, IFERROR) y con coma como separador de argumentos. Así es
como se guardan por dentro los archivos de Excel, y mi Excel en español me las va a
mostrar traducidas solo. Si las escribes en español dentro del archivo, se abren
como error de nombre. Verifica al final que ninguna celda quede con error.
Formato: encabezados congelados, filtros activos, moneda en formato contable sin
decimales, porcentajes con un decimal, anchos de columna ajustados, y las celdas
calculadas o corregidas resaltadas con un color y su leyenda. Nada de colores
neón ni de decoración de más.
# FASE 5 · ENTREGABLE 2 · DASHBOARD HTML
Un solo archivo .html autocontenido: sin dependencias externas, sin llamadas a
internet, que abra con doble clic en cualquier computadora y se vea bien tanto en
laptop como en celular. Los datos van embebidos en el HTML.
Contenido:
- Encabezado con el periodo y la fecha de corte.
- Fila de KPIs: venta total, crecimiento contra el periodo anterior, ticket
promedio, número de operaciones, cumplimiento de meta global, cartera vencida.
Cada KPI con su variación y su flecha.
- Tendencia mensual de ventas.
- Comparativo por sucursal y por vendedor contra meta.
- Top de productos y top de clientes.
- Cartera por antigüedad, si hay datos de cobranza.
- Tabla detallada con búsqueda y ordenamiento por columna.
- Filtros globales por periodo, sucursal y vendedor que afecten a todo el tablero.
- Nota al pie con el número de registros conciliados, los archivos de origen y las
salvedades. La honestidad del dato es parte del diseño.
Estilo: limpio, tipografía de sistema, mucho espacio en blanco, una paleta sobria
de tres o cuatro colores, legible en proyector. Nada de emojis. Que se vea como
un reporte de dirección, no como una plantilla.
# ENTREGA
Guarda los dos archivos en una subcarpeta nueva llamada "Consolidado", con la fecha
en el nombre: Maestro_AAAA-MM-DD.xlsx y Dashboard_AAAA-MM-DD.html. Al terminar
dime la ruta exacta de cada uno.
# FASE 6 · CIERRE
Termina con un resumen ejecutivo en texto, de máximo 10 líneas, que responda:
qué encontraste, cuánto se movió el número contra los reportes previos, cuáles son
las tres cosas que hay que arreglar en el proceso de captura, y qué preguntas
me tienes que hacer para cerrar lo que quedó abierto.
# REGLAS DE ORO
- Trazabilidad sobre todo: ninguna cifra sin origen.
- Corregir en silencio está prohibido. Toda corrección se documenta.
- Si un supuesto cambia el resultado en más del 1%, pregúntame antes de aplicarlo.
- Prefiero un número con salvedad que un número bonito y falso.Eso es todo
Mándasela a alguien que siga peleándose con tablas dinámicas los domingos.
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